In diesem Ratgeber
Praxis-Check
Vier Schritte, mit denen Sie beginnen können
Vom Wartezimmer aus Hör- und Sichtschutz am Empfang beurteilen.
Behandlungsräume, Büro, Archiv und Geräte auf unbefugten Zugang prüfen.
Schlüssel, Besucherbegleitung und externe Reinigung/Wartung dokumentieren.
Für jede festgestellte Schwachstelle Maßnahme, Zuständigkeit und Prüftermin festlegen.
Der Test beginnt im Wartezimmer
Setzen Sie sich auf einen freien Platz im Wartebereich. Sind Diagnosen, Namen oder Telefonnummern anderer Patienten am Tresen verständlich? Können Sie auf den Praxisbildschirm oder Dokumente sehen? Schon ein Diskretionsabstand, eine andere Monitorposition oder ein separater Gesprächsplatz kann helfen.
Am Empfang sollten keine vertraulichen Details unnötig durch den Wartebereich gerufen werden. Für Rückfragen zu sensiblen Befunden braucht das Team einen geschützten Gesprächsweg.
Behandlungsräume und Besucherwege
Fragen für den Praxisrundgang:
- Sind vertrauliche Gespräche bei geschlossener Tür vor unbefugtem Mithören geschützt?
- Werden Bildschirme beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt?
- Sind Befunde, Ausdrucke und Patientenlisten für Dritte sichtbar?
- Wie werden Techniker, Reinigungskräfte und andere Besucher begleitet?
- Wer vergibt, dokumentiert und entzieht Schlüssel und Zutrittsrechte?
Papierakten, Drucker und Archiv
Auch Papierakten benötigen klare Regeln: Wo liegen Dokumente bis zur Ablage? Wer holt Ausdrucke ab? Was geschieht mit Fehldrucken? Wer darf das Archiv betreten? Die Antworten sollten für das Team dokumentiert und im Alltag nachvollziehbar sein.
Räumliche Risiken gehören in die TOM-Dokumentation
Eine Raummatrix mit Bereich, Datenart, Zutrittsberechtigten, Schutzmaßnahme, offenem Risiko und Verantwortlichen schafft Übersicht. Überprüfen Sie auch Besprechungsräume, Homeoffice-Plätze und Räume für Aktenvernichtung.
Aus dem Rundgang wird ein Maßnahmenplan
Priorisieren Sie die Schwachstellen nach Risiko: Ein frei einsehbarer Monitor mit Patientenakten ist anders zu behandeln als ein kaum genutzter Materialraum. Legen Sie Maßnahmen und Umsetzungstermine fest und wiederholen Sie den Rundgang nach wesentlichen Umbauten oder Ablaufsänderungen.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Grundlagen dieses Beitrags, geprüft zum angegebenen Stand. Gesetze und behördliche Hinweise können sich ändern; maßgeblich bleibt Ihre konkrete Verarbeitung.
Dieses Fachjournal ist ein Informationsangebot des Instituts für Datenschutz im Gesundheitswesen, das zugleich entgeltliche Datenschutzberatung anbietet. Die Beiträge dienen der datenschutzfachlichen und organisatorischen Orientierung und ersetzen keine anwaltliche Rechtsberatung im Einzelfall. Die Verantwortung für die Verarbeitung verbleibt bei Ihrer Einrichtung. Für die erste Anfrage genügen Angaben zum Anliegen; bitte keine Patientenakten über das öffentliche Kontaktformular übermitteln.