ePA Datenschutz in der Praxis: Zugriffe, Opt-out und Dokumentation
Stand: 2. August 2026
Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) verpflichtet. Datenschutzrelevant sind vor allem die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen, der Umgang mit dem Widerspruchsrecht der Versicherten sowie Aufklärung und Dokumentation. Wir bringen diese Abläufe in eine belastbare Struktur.
- Nutzungspflicht für alle Leistungserbringer seit 1. Oktober 2025
- Zugriffsberechtigungen müssen verwaltet und dokumentiert werden
- Widerspruchsrecht der Versicherten (Opt-out) braucht einen festen Ablauf
- Die ePA ersetzt die interne Behandlungsdokumentation nicht
Wer ist betroffen
Alle Leistungserbringer mit ePA-Anbindung
Die Nutzungspflicht gilt für alle Leistungserbringer. Der organisatorische Aufwand unterscheidet sich vor allem nach Teamgröße, Rollenmodell und der Frage, wie Aufklärung und Widerspruch im Praxisalltag erfasst werden.
- Hausarzt- und Facharztpraxen
- Medizinische Versorgungszentren (MVZ)
- Therapieeinrichtungen und Heilberufe
- Kliniken und ambulante Versorgungsstrukturen
- Praxen mit mehreren Standorten
- Einrichtungen mit wechselndem oder neuem Personal
Was jetzt zu tun ist
Schritte für den ePA-Datenschutz in Ihrer Einrichtung
Konkrete Punkte, die sich im laufenden Betrieb umsetzen lassen.
- 1
Zugriffsberechtigungen festlegen
Rollenbezogen regeln, wer auf ePA-Daten zugreifen darf, und diese Festlegung dokumentieren.
- 2
Berechtigungen regelmäßig überprüfen
Feste Intervalle sowie Abläufe bei Ein- und Austritt von Mitarbeitenden vorsehen.
- 3
Ablauf für das Widerspruchsrecht definieren
Klaren Prozess festlegen, wie ein Widerspruch der Versicherten (Opt-out) erkannt, berücksichtigt und dokumentiert wird.
- 4
Aufklärung strukturieren
Einheitliche Unterlagen und Formulierungen für die Aufklärung bereitstellen, damit der Ablauf im Team gleich läuft.
- 5
Dokumentation nachvollziehbar führen
Aufklärung und Entscheidungen so erfassen, dass sie später belegbar sind.
- 6
Abgrenzung zur Behandlungsdokumentation klären
Intern festhalten, welche Inhalte in die eigene Behandlungsdokumentation gehören – die ePA ersetzt sie nicht.
- 7
Team schulen
Mitarbeitende zu Zugriffen, Widerspruch, Aufklärung und Dokumentation einweisen und die Schulung nachweisen.
- 8
Ausblick Forschungsnutzung berücksichtigen
Die Nutzung von ePA-Daten zu Forschungszwecken soll ab Oktober 2026 getestet und ab Januar 2027 flächendeckend eingeführt werden – Informationsunterlagen entsprechend aktuell halten.
Wie wir unterstützen
Organisatorische Unterstützung rund um die ePA
Wir erstellen die Unterlagen, richten die Abläufe ein und schulen Ihr Team – abgestimmt auf Ihre bestehende Datenschutzdokumentation.
- Rollen- und Berechtigungskonzept für ePA-Zugriffe
- Prozess und Unterlagen für Aufklärung und Widerspruch
- Dokumentationsvorlagen für den Praxisalltag
- Abgrenzung zur internen Behandlungsdokumentation
- Mitarbeiterschulung mit Nachweis
- Einbindung in Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und TOMs
- Digitaler Datenschutzordner mit Nachweisstruktur
- Externer Datenschutzbeauftragter auf Wunsch
Empfohlener Einstieg
Datenschutz-Bestandsaufnahme – 690 € netto
Soll-Ist-Analyse mit vollständiger Dokumentation, AVV-Organisation, TOMs, Datenschutzerklärung und Mitarbeiterunterlagen.
Zur BestandsaufnahmeÜberblick
Alle Leistungen im Detail
Externer Datenschutzbeauftragter, Schulungen, Dokumentation, IT-Themen und Aktenvernichtung im Überblick.
Zu den LeistungenFAQ
Häufig gestellte Fragen.
- Seit wann ist die Nutzung der ePA verpflichtend?
- Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer zur Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) verpflichtet.
- Ersetzt die ePA unsere interne Behandlungsdokumentation?
- Nein. Die ePA ersetzt die interne Behandlungsdokumentation nicht. Beide Bereiche sind voneinander abzugrenzen und getrennt zu führen.
- Was ist beim Widerspruchsrecht der Versicherten zu beachten?
- Versicherte können der Nutzung widersprechen (Opt-out). In der Praxis braucht es dafür einen festen Ablauf: Widerspruch erkennen, berücksichtigen und den Vorgang dokumentieren.
- Wie regeln wir Zugriffsberechtigungen in der Praxis?
- Zugriffsberechtigungen sollten rollenbezogen festgelegt, dokumentiert und regelmäßig überprüft werden, damit nur berechtigte Personen auf ePA-Daten zugreifen.
- Was müssen wir gegenüber Patientinnen und Patienten dokumentieren?
- Aufklärung und die daraus folgenden Entscheidungen – etwa ein Widerspruch – sollten nachvollziehbar dokumentiert werden, damit der Ablauf im Nachhinein belegbar ist.
- Werden ePA-Daten für Forschungszwecke genutzt?
- Die Nutzung von ePA-Daten zu Forschungszwecken soll ab Oktober 2026 getestet und ab Januar 2027 flächendeckend eingeführt werden.
Unverbindliches Erstgespräch
Wir schauen uns Ihre Ausgangslage an und zeigen, welche organisatorischen Schritte für Ihre Einrichtung sinnvoll sind.
daviddoermann@datenschutz-gesund.de
Hinweis: Wir leisten datenschutzfachliche und organisatorische Unterstützung, Dokumentation, Strukturierung und Schulung – keine Rechtsberatung im Einzelfall und keine anwaltliche Rechtsberatung. Die abschließende Bewertung und Verantwortung verbleiben beim Auftraggeber. Stand der Informationen: 2. August 2026.