In diesem Ratgeber
Wichtig für bestehende Praxisformulare: Kostenregel aktualisieren
Seit dem 6. Februar 2026 sieht § 630g Absatz 1 BGB die unentgeltliche erste Abschrift ausdrücklich vor. Das betrifft auch elektronische Abschriften. Eine ältere Formularregel, nach der Patienten grundsätzlich jede Kopie bezahlen sollen, passt daher nicht mehr. Bereits der EuGH hatte 2023 für die datenschutzrechtliche erste Kopie klargestellt, dass keine Begründung für den Antrag verlangt werden darf.
Überarbeiten Sie Preislisten, Antwortvorlagen und Anweisungen an den Empfang gemeinsam. Sonst wird zwar die neue Regel intern besprochen, die alte Kopierkostenpauschale aber weiterhin automatisch mitgeschickt. Weitere Kopien oder besondere Konstellationen wie Ansprüche nach dem Tod eines Patienten sind gesondert zu prüfen; die Regeln sind nicht in jedem Fall identisch.
Behandlungsakte und DSGVO-Auskunft sind nicht deckungsgleich
Die Einsicht und Abschrift nach § 630g BGB beziehen sich auf die Behandlungsakte. Eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO kann darüber hinaus Informationen über die Datenverarbeitung verlangen, etwa Zwecke, Empfänger und Speicherdauer. Ein bloßer PVS-Ausdruck beantwortet einen umfassenden Auskunftsantrag daher nicht zwingend vollständig.
| Anfrage | Praktische Bearbeitung |
|---|---|
| ‚Ich brauche den Laborbefund vom Dienstag.‘ | Gewünschtes Dokument eindeutig zuordnen und geeignet bereitstellen. |
| ‚Bitte senden Sie mir meine vollständige Patientenakte.‘ | Alle relevanten Bestandteile einschließlich ausgelagerter Dokumente und eingegangener Befunde berücksichtigen. |
| ‚Welche Daten haben Sie über mich und an wen gingen sie?‘ | Zusätzlich die Auskunftsinformationen nach Artikel 15 DSGVO zusammenstellen. |
| Anfrage durch eine dritte Person | Identität und Vertretungsumfang klären, bevor Unterlagen herausgegeben werden. |
Patienten müssen keine richtige Paragraphennummer nennen. Ist der gewünschte Umfang wirklich unklar, fragen Sie gezielt nach. Nutzen Sie Rückfragen nicht als Hürde und bearbeiten Sie bereits eindeutige Teile weiter.
Praxisfall: Der Export enthält nur die aktuelle Karteikarte
Ein Patient fordert seine Akte an. Die MFA exportiert die Karteikarte, übersieht aber gescannte Fremdbefunde und das Bildarchiv. Ein vorbereitetes Quellenverzeichnis verhindert solche Lücken: PVS, Dokumentenablage, Bildsystem, Papierrestakte und gegebenenfalls frühere Systeme. Prüfen Sie anhand einer Testakte, ob der Export die erwarteten Inhalte lesbar und vollständig enthält.
Originale bleiben in der Regel in der Praxis beziehungsweise im führenden Dokumentationssystem. Änderungen an der Dokumentation dürfen nicht dazu dienen, eine Auskunft nachträglich ‚aufzuräumen‘. Berechtigtes Schwärzen in einer Herausgabekopie ist von der Änderung des Originals zu unterscheiden.
Fristen vom Eingang an steuern
- Eingangstag erfassen und eine verantwortliche Person samt Vertretung zuweisen.
- Identität angemessen prüfen; zusätzliche Nachweise bei begründeten Zweifeln anfordern, nicht pauschal von allen eine Ausweiskopie verlangen.
- Gewünschten Umfang und Ausgabeweg festhalten; bereits bekannte Kontaktdaten sorgfältig abgleichen.
- Unterlagen aus allen betroffenen Ablagen zusammenstellen und ärztlich zu prüfende Einschränkungen markieren.
- Lesbarkeit, Vollständigkeit und mögliche Daten Dritter in der endgültigen Kopie kontrollieren.
- Antwort und Versand nachvollziehbar dokumentieren; Fristüberwachung erst nach tatsächlicher Erledigung schließen.
Artikel 12 DSGVO verlangt unverzügliche Bearbeitung, grundsätzlich innerhalb eines Monats. Eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate setzt die gesetzlichen Gründe voraus, insbesondere Komplexität oder Anzahl der Anträge. Über Verlängerung und Gründe muss innerhalb des ersten Monats informiert werden. Die Monatsfrist ist keine allgemeine Wartefrist; § 630g BGB verlangt unverzügliche Einsicht.
Einschränkungen nicht am Empfang entscheiden
§ 630g BGB nennt erhebliche therapeutische Gründe und sonstige erhebliche Rechte Dritter als mögliche Grenzen. Eine Ablehnung muss begründet werden. Ein unangenehmer Behandlungsverlauf oder die Befürchtung, der Patient könnte Ansprüche geltend machen, rechtfertigt keine pauschale Verweigerung. Lassen Sie konkrete Einschränkungen ärztlich und bei schwierigen Abgrenzungen rechtlich prüfen.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Grundlagen dieses Beitrags, geprüft zum angegebenen Stand. Gesetze und behördliche Hinweise können sich ändern; maßgeblich bleibt Ihre konkrete Verarbeitung.
- § 630g BGB: Einsichtnahme in die Behandlungsakte (öffnet in neuem Tab)Fassung seit 06.02.2026; geprüft 29.10.2026
- EuGH, C-307/22: Erste unentgeltliche Kopie von Patientendaten (öffnet in neuem Tab)26.10.2023
- DSGVO, Artikel 12 und 15: Auskunft und Fristen (öffnet in neuem Tab)
- § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung (öffnet in neuem Tab)
Dieser Ratgeber dient der datenschutzfachlichen und organisatorischen Orientierung. Er ersetzt keine anwaltliche Rechtsberatung im Einzelfall. Die Verantwortung für die Verarbeitung bleibt bei der Einrichtung. Für eine erste Beratungsanfrage genügen Angaben zum Anliegen; bitte keine Patientenakten über das öffentliche Kontaktformular senden.