In diesem Ratgeber
Praxis-Check
Vier Schritte, mit denen Sie beginnen können
Alle Aufnahme- und Weitergabeformulare einschließlich alter Versionen zusammentragen.
Für jeden Zweck und Empfänger die datenschutzrechtliche Grundlage und die Schweigepflichtfrage getrennt prüfen.
Informationspflichten, Freiwilligkeit, Widerrufsmöglichkeiten und Nachweise kontrollieren.
Aktuelle Vorlagen zentral bereitstellen und den Einsatz am Empfang verbindlich erklären.
Drei Dokumentarten mit drei verschiedenen Aufgaben
| Unterlage | Funktion |
|---|---|
| Datenschutzinformation | Erklärt nach Art. 13 oder 14 DSGVO transparent die Datenverarbeitung und die Rechte der Betroffenen; sie ist nicht selbst die Erlaubnis zur Verarbeitung. |
| Datenschutzrechtliche Einwilligung | Kann eine Rechtsgrundlage für eine bestimmte Verarbeitung sein, soweit sie tatsächlich erforderlich, informiert, freiwillig und wirksam ist. |
| Schweigepflichtentbindung | Bezieht sich auf die Offenbarung eines beruflich geschützten Geheimnisses, etwa an bestimmte externe Empfänger. Daneben muss die Datenverarbeitung datenschutzrechtlich zulässig sein. |
Bei der medizinischen Behandlung können zudem eigenständige Aufklärungs- und Einwilligungspflichten bestehen. Diese dürfen nicht mit Datenschutzformularen verwechselt werden.
Warum ein Sammelbogen nicht automatisch rechtssicher ist
Wenn Terminbestätigung, Behandlung, Werbenachrichten, Datenweitergabe an Versicherungen und Fotoverwendung gemeinsam unterschrieben werden sollen, kann die erforderliche Freiwilligkeit oder Zwecktrennung fehlen. Entscheidend ist, welche Verarbeitung gesetzlich erlaubt ist und bei welchem optionalen Schritt tatsächlich eine Einwilligung benötigt wird.
Schweigepflicht und Datenweitergabe präzise regeln
Eine Auskunft an Angehörige, die Übermittlung an einen weiterbehandelnden Arzt oder eine private Versicherung kann auf unterschiedlichen Grundlagen beruhen. Prüfen Sie Empfänger, Zweck, Datenumfang und vorhandene Befugnisse. Ein ausgedrucktes Muster ist nicht automatisch auf alle Fälle übertragbar.
So führen Sie aktualisierte Vorlagen ein
Ein belastbarer Formularprozess umfasst:
- Bestandsliste der tatsächlich verwendeten Vorlagen und Versionen
- Zuordnung von Zweck, Rechtsgrundlage und den jeweiligen Empfängern
- Abgrenzung von Pflichtinformationen, freiwilligen Einwilligungen und Schweigepflichtentbindungen
- Prüfung von Widerruf, Aufbewahrung und Nachweis der Erklärungen
- Schulung am Empfang und Entfernung veralteter Vorlagen
Müssen die Patienten jedes Jahr neu unterschreiben?
Es gibt keine allgemeine jährliche Neuunterschrift für sämtliche Datenschutzunterlagen. Aktualisieren Sie die Texte anlassbezogen, etwa bei neuen Dienstleistern, geänderten Empfängern oder Zwecken. Prüfen Sie, ob betroffene Patienten neu informiert werden müssen und ob eine bereits erklärte Einwilligung den geänderten Vorgang noch erfasst.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Grundlagen dieses Beitrags, geprüft zum angegebenen Stand. Gesetze und behördliche Hinweise können sich ändern; maßgeblich bleibt Ihre konkrete Verarbeitung.
Dieses Fachjournal ist ein Informationsangebot des Instituts für Datenschutz im Gesundheitswesen, das zugleich entgeltliche Datenschutzberatung anbietet. Die Beiträge dienen der datenschutzfachlichen und organisatorischen Orientierung und ersetzen keine anwaltliche Rechtsberatung im Einzelfall. Die Verantwortung für die Verarbeitung verbleibt bei Ihrer Einrichtung. Für die erste Anfrage genügen Angaben zum Anliegen; bitte keine Patientenakten über das öffentliche Kontaktformular übermitteln.