Microsoft 365 und Copilot in der Arztpraxis: Was vor dem Einsatz zu prüfen ist

Zuerst klären: Welches Copilot-Angebot nutzen Sie?

Unter ähnlichen Namen werden unterschiedliche Copilot-Angebote bereitgestellt. Maßgeblich sind das tatsächlich verwendete Produkt, der Vertrag und das angemeldete Konto. Microsoft dokumentiert den geschäftlichen Schutz für Copilot Chat bei Anmeldung mit einem Organisationskonto über Microsoft Entra. Ein privates Microsoft-Konto ist daher kein gleichwertiger Ersatz für den freigegebenen betrieblichen Zugang.

Für die von den Unternehmensbedingungen erfasste Nutzung beschreibt Microsoft Schutzregeln unter dem Data Protection Addendum und den Product Terms. Nach diesen Angaben werden Eingaben, Antworten und einbezogene Microsoft-Graph-Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Foundation-Modelle verwendet. Das ersetzt keine Prüfung, ob eine bestimmte Patienteninformation dort verarbeitet werden darf.

Berechtigungen vor der KI-Freischaltung aufräumen

Copilot berücksichtigt nach Microsofts Dokumentation bestehende Zugriffsrechte. Sind diese zu weit gefasst, kann die KI entsprechend zugängliche Inhalte auch leichter auffindbar machen. Beispiel: Ein gemeinsam genutzter Ordner enthält neben allgemeinen Praxisvorlagen vertrauliche Personalunterlagen. Das Problem beginnt bereits bei der Freigabe des Ordners.

Prüfen Sie daher SharePoint-Bereiche, Teams-Mitgliedschaften, OneDrive-Freigaben und Gastkonten. Benennen Sie Verantwortliche für Ablagen und beschränken Sie Zugriffe auf den tatsächlichen Arbeitsbedarf. Ein unverbindlicher Hinweis an Beschäftigte, sensible Dateien nicht zu öffnen, ersetzt passende Berechtigungen nicht.

EU Data Boundary: Leistungsumfang und Ausnahmen verstehen

Die EU Data Boundary enthält Zusagen zur regionalen Datenverarbeitung. Microsoft beschreibt zugleich verbleibende Übermittlungen und Fernzugriffe von außerhalb dieser Grenze, unter anderem für Betrieb und Support. Die Angabe eines europäischen Rechenzentrums schließt solche Konstellationen deshalb nicht automatisch aus.

Auch einzelne Funktionen sind gesondert zu prüfen: Bing-Websuchanfragen unterliegen nach Microsofts Dokumentation einer anderen Verarbeitung und fallen nicht unter die EU Data Boundary. Für die derzeit angebotenen Anthropic-Modelle dokumentiert Microsoft ebenfalls eine Ausnahme von dieser Grenze; bestimmte Modellangebote verwenden zudem separate Vertragsbedingungen.

Lassen Sie deshalb dokumentieren, welche Modelle, Websuche, Agenten und Zusatzdienste tatsächlich freigegeben sind. Berücksichtigen Sie Supportdaten und externe Zugriffe bei der Prüfung der Datenflüsse. Neue Funktionen sollten vor ihrer betrieblichen Verwendung in diese Bewertung aufgenommen werden.

Verträge, Unterauftragnehmer und Schweigepflicht gemeinsam prüfen

Bei Auftragsverarbeitung sind die Vereinbarungen nach Artikel 28 DSGVO zu prüfen. Dazu gehören Leistungsumfang, Weisungen, Löschung, Schutzmaßnahmen und die Einbindung weiterer Dienstleister. Die Aufsichtsbehörden haben hierzu eine Handreichung für Microsoft 365 veröffentlicht. Sie stammt aus 2023 und ersetzt weder die Bewertung der heute vereinbarten Vertragsfassung noch die Prüfung einzelner Funktionen.

Im Gesundheitswesen kommt § 203 StGB hinzu. Die Einbindung sonstiger mitwirkender Personen ist an Voraussetzungen gebunden, insbesondere die Erforderlichkeit der Offenlegung und die Absicherung der Geheimhaltung. Prüfen Sie daher auch die Einbindung des IT-Dienstleisters und weiterer beteiligter Personen. Eine allgemeine Werbeaussage zur DSGVO-Konformität genügt dafür nicht.

Zusätzliche Cloud-Anforderungen im Gesundheitswesen beachten

Für die von § 393 SGB V erfassten Leistungserbringer und Auftragsverarbeiter gelten bei der Cloud-Verarbeitung von Sozial- und Gesundheitsdaten zusätzliche Voraussetzungen. Dazu zählen Vorgaben zu Verarbeitungsorten sowie einer Niederlassung der datenverarbeitenden Stelle im Inland sowie angemessene Sicherheitsmaßnahmen.

Das Gesetz verlangt grundsätzlich ein aktuelles C5-Testat für die eingesetzten Cloud-Systeme und die Technik sowie die Umsetzung der zugehörigen Kundenpflichten. Es enthält Sonderregelungen, etwa für neu eingeführte Systeme und vergleichbare Sicherheitsnachweise. Prüfen Sie deshalb Anwendungsbereich, konkreten Dienst und Nachweis gemeinsam. Ein beliebiges Zertifikat eines Konzerns genügt nicht als pauschaler Nachweis für jede Anwendung.

Eine überschaubare Freigabe für den Praxisalltag

Beginnen Sie mit einem begrenzten Anwendungsfall und prüfen Sie die Ergebnisse gemeinsam mit Ihrer IT. Die Freigabe sollte erkennen lassen, wer zuständig ist und bei welchen Änderungen erneut bewertet werden muss.