Die Grundregel: zehn Jahre
Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften etwas anderes bestimmen. Dieselbe Frist findet sich berufsrechtlich in § 10 Abs. 3 der Musterberufsordnung für Ärzte, umgesetzt in den Berufsordnungen der Landesärztekammern.
Abweichende Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Patientenakte allgemein (§ 630f BGB) | 10 Jahre nach Behandlungsende |
| Röntgenaufzeichnungen über Untersuchungen (§ 85 StrlSchV) | 10 Jahre |
| Aufzeichnungen über Behandlung mit ionisierender Strahlung (§ 85 StrlSchV) | 30 Jahre |
| Unterlagen nach dem Transfusionsgesetz (§ 14 TFG) | 30 Jahre |
| Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei (§ 6 ArbMedVV) | bis zum Ende der Beschäftigung, teils 40 Jahre |
| Buchungsbelege und Abrechnungsunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB) | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe (§ 257 HGB) | 6 Jahre |
| Lohnkonten (§ 41 EStG) | 6 Jahre |
Die Tabelle ist eine Orientierung, keine abschließende Aufzählung. Je nach Fachrichtung kommen weitere Spezialvorschriften hinzu — etwa aus dem Medizinprodukterecht, dem Betäubungsmittelrecht oder aus Verträgen mit Kostenträgern.
Warum viele Praxen länger aufbewahren als nötig
Ein verbreitetes Argument lautet: Haftungsansprüche verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB spätestens 30 Jahre nach dem schädigenden Ereignis, also sollte man die Akte auch 30 Jahre behalten. Das ist nachvollziehbar, aber datenschutzrechtlich nicht ohne Weiteres tragfähig. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form vorgehalten werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.
Wer über die gesetzliche Frist hinaus aufbewahren will, braucht dafür eine begründete, dokumentierte Entscheidung — und sollte sie nicht pauschal für den gesamten Aktenbestand treffen, sondern für nachvollziehbar abgegrenzte Fallgruppen. Das Gegenteil, nämlich das Löschen zum frühestmöglichen Zeitpunkt ohne Prüfung, ist allerdings genauso riskant.
Was nach Fristablauf zu tun ist
Mit Fristablauf entsteht eine Löschpflicht, keine Löschmöglichkeit. Die Akte gehört dann nicht in den Papiermüll und nicht in den Bürohäcksler neben dem Kopierer. Patientenunterlagen unterliegen zusätzlich der Schweigepflicht nach § 203 StGB — entscheidend sind eine geeignete Sicherheitsstufe, der Schutz vor unbefugter Entnahme bis zur Vernichtung und die Nachweisbarkeit des Vorgangs.
Ein sauberer Ablauf sieht so aus
- Bestand sichten und nach Fristen gruppieren, bevor irgendetwas vernichtet wird
- Prüfen, ob einzelne Unterlagen vor der Vernichtung zu digitalisieren sind
- Sammlung in verschlossenen Sicherheitsbehältern statt in offenen Kartons
- Vernichtung nach DIN 66399 / ISO 21964 über einen zertifizierten Fachbetrieb
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Dienstleister
- Vernichtungsnachweis zur Datenschutzdokumentation nehmen
Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und dient der organisatorischen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.