In diesem Ratgeber
Die Grundregel: zehn Jahre
Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften etwas anderes bestimmen. Dieselbe Frist findet sich berufsrechtlich in § 10 Abs. 3 der Musterberufsordnung für Ärzte, umgesetzt in den Berufsordnungen der Landesärztekammern.
Abweichende Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Patientenakte allgemein (§ 630f BGB) | 10 Jahre nach Behandlungsende |
| Röntgen- und Untersuchungsdaten Erwachsener (§ 85 Abs. 2 StrlSchG) | 10 Jahre |
| Aufzeichnungen über Behandlung mit ionisierender Strahlung (§ 85 Abs. 2 StrlSchG) | 30 Jahre |
| Transfusionsdokumentation (§ 14 Abs. 3 TFG) | Mindestens 15 Jahre; Daten nach Abs. 2 mindestens 30 Jahre |
| Vorsorgekartei des Arbeitgebers (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV) | Bis zum Beschäftigungsende, vorbehaltlich besonderer Vorschriften; nicht mit ärztlichen Befunden verwechseln |
| Buchungsbelege (§ 147 AO, § 257 HGB) | Grundsätzlich 8 Jahre; Fristbeginn zum Jahresende und mögliche Verlängerungen beachten |
| Bücher und Jahresabschlüsse (§ 147 AO) | 10 Jahre |
| Röntgen- und Untersuchungsdaten Minderjähriger (§ 85 StrlSchG) | Bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres |
| Ärztliche Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (AMR 6.1) | Grundsätzlich 10 Jahre nach letzter Vorsorge; bei bestimmten Expositionen 40 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe (§ 257 HGB) | 6 Jahre |
| Lohnkonten (§ 41 EStG) | 6 Jahre |
Die Tabelle ist eine Orientierung, keine abschließende Aufzählung. Je nach Fachrichtung kommen weitere Spezialvorschriften hinzu — etwa aus dem Medizinprodukterecht, dem Betäubungsmittelrecht oder aus Verträgen mit Kostenträgern.
Warum viele Praxen länger aufbewahren als nötig
Ein verbreitetes Argument lautet: Haftungsansprüche verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB spätestens 30 Jahre nach dem schädigenden Ereignis, also sollte man die Akte auch 30 Jahre behalten. Das ist nachvollziehbar, aber datenschutzrechtlich nicht ohne Weiteres tragfähig. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form vorgehalten werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.
Wer über die gesetzliche Frist hinaus aufbewahren will, braucht dafür eine begründete, dokumentierte Entscheidung — und sollte sie nicht pauschal für den gesamten Aktenbestand treffen, sondern für nachvollziehbar abgegrenzte Fallgruppen. Das Gegenteil, nämlich das Löschen zum frühestmöglichen Zeitpunkt ohne Prüfung, ist allerdings genauso riskant.
Was nach Fristablauf zu tun ist
Nach Ablauf der einschlägigen Fristen ist zu prüfen, ob noch ein tragfähiger Aufbewahrungsgrund besteht, etwa ein konkreter Rechtsstreit. Fehlt ein solcher Grund, sind die Daten sicher zu löschen oder zu vernichten. Eine bloße Digitalisierung verlängert die Aufbewahrung nicht. Patientenunterlagen unterliegen zusätzlich der Schweigepflicht nach § 203 StGB — entscheidend sind eine geeignete Sicherheitsstufe, der Schutz vor unbefugter Entnahme bis zur Vernichtung und die Nachweisbarkeit des Vorgangs.
Ein sauberer Ablauf sieht so aus
- Bestand sichten und nach Fristen gruppieren, bevor irgendetwas vernichtet wird
- Weitere Aufbewahrungsgründe prüfen; Digitalisierung ist kein Ersatz für ein Löschkonzept
- Sammlung in verschlossenen Sicherheitsbehältern statt in offenen Kartons
- Vernichtung nach DIN 66399 / ISO 21964 über einen zertifizierten Fachbetrieb
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Dienstleister
- Vernichtungsnachweis zur Datenschutzdokumentation nehmen
Quellen & Rechtsgrundlagen
Grundlagen dieses Beitrags, geprüft zum angegebenen Stand. Gesetze und behördliche Hinweise können sich ändern; maßgeblich bleibt Ihre konkrete Verarbeitung.
- § 630f BGB – Behandlungsdokumentation (öffnet in neuem Tab)
- § 85 StrlSchG – Bild- und Untersuchungsdaten (öffnet in neuem Tab)
- § 14 TFG – Transfusionsdokumentation (öffnet in neuem Tab)
- § 147 AO – steuerliche Aufbewahrung (öffnet in neuem Tab)
- § 3 ArbMedVV – Vorsorgekartei des Arbeitgebers (öffnet in neuem Tab)
- BAuA – AMR 6.1, ärztliche Unterlagen (öffnet in neuem Tab)
Dieser Ratgeber dient der datenschutzfachlichen und organisatorischen Orientierung. Er ersetzt keine anwaltliche Rechtsberatung im Einzelfall. Die Verantwortung für die Verarbeitung bleibt bei der Einrichtung. Für eine erste Beratungsanfrage genügen Angaben zum Anliegen; bitte keine Patientenakten über das öffentliche Kontaktformular senden.